2018年12月9日晚7点半，作为兰大小灯活动的策划者，数学与统计学院青年志愿者协会全体干事在天山堂A103组织本次活动的培训会。活动主要包括组织志愿者签到工作、叙述活动的具体开展工作及注意事项、给志愿者分发信件三个部分。青年志愿者协会的全体干事及全校的志愿者共计50余人参加了本次活动。活动主要由青年志愿者协会副会长林文华主持。

首先，青年志愿者协会全体干事通过组织志愿者在签到表签字的方式来统计本次会议的出席人数并在手机app志愿汇签到的方式记录志愿时长。签到结束后，青年志愿者协会副会长林文华以放映幻灯片的方式向大家展示本次活动的目的和具体开展方式。为了活动更好地进行，林文华还向大家展示了信件的基本格式和写信时应注意的一些问题。在这之后，青年志愿者协会全体干事给在场的志愿者统一分发信件。会议最后，青年志愿者协会全体干事在志愿汇上组织签退。